Descripción :

Durante años, la institución ha guardado mucha información en papel, desde una simple factura, contratos, documentos de nomina, hasta los diferentes tipos de reportes que se genera en la misma, acumulando gran cantidad de información almacenada en papel que con el paso del tiempo se pierde por no poder tener control de esta. Cuando ingresa un documento, este es duplicado para ser remitido a otra oficina que le compete, de modo que obtenga la información que requiera, este proceso se cumple hasta la conclusión del documento. Se supone que tanto el original como las copias del documento son archivados, para consultas posteriores. En otro caso también se da que cualquiera de las sucursales de Ende que se encuentran en los departamentos de Cochabamba, Tarija y Cobija, requieran un documento, en ese caso, este es enviado por mail hasta su destinatario requerido. El proceso de archivar se ha convertido en una tarea cotidiana que consume el tiempo de los empleados de una forma alarmante, ya que el manejo deficiente de estos documentos desacelera el ritmo de los negocios, impactando el servicio a los clientes e incrementando el costo de hacer negocios.